1.1 Company profil Perusahaan
Coklat kita adalah usaha rumahan yang memproduksi berbagai jenis kue dan permen yang terbuat dari coklat dan coklat putih. Coklat kita termasuk ke dalam jenis industri manufaktur pada bagian food and beverage. Usaha ini didirikan oleh Astrid kusuma dewi, SE pada tanggal 23 agustus 2000. Produk dari caklat kita diproduksi dengan berbagai design yang unik dan rasa yang enak, dipasarkan melalui online maupun langgung dengan mengunjungi gerai coklat kita dibeberapa kota di indonesia. Saat ini kami mempunyai karyawan lebih dari 100 orang, 5 sampai 7 di setiap gerai. Perusahaan ini melakukan pemasaran melalui media blog, forum, situs jejaring sosial lainnya, toko, dan bazar-bazar.
• Visi toko coklat kita :
Menjadi toko coklat yang mempunyai kualitas gizi yang baik untuk para konsumen, dan mempunyai cita rasa yang tinggi.
• Misi toko coklat kita:
1. Meningkatkan kualitas rasa dengan terus memciptakan aneka jenis rasa yang unik.
2. Meningkatkan kreasi coklat untuk menjadi pangan yang disukai oleh semua kalangan.
3. Memberi pelayanan dengan sebaik-baiknya kepada pelanggan.
4. Meningkatkan dan menyeimbangkan kadar gizi pada coklat.
1.2 Sejarah perusahaan
Coklat kita berdiri pada tahun 2000, dengan latar belakang sebagai pecinta coklat pemilik membuat toko sekaligus untuk menyalurkan hobinya membuat cokelat. Bahannya cokelat impor. Diawal berdirinya toko ini hanya mempunyai 5 orang pegawai karena toko coklat kita merupakan usaha rumahan yang kecil.
Dengan ketekunan dan kerja keras yang dilakukan ibu Astrid sebagai pemilik perusahaan maka toko coklat kita kini terus berkembang pesat hingga dapat membuka cabang di kota-kota besar di indonesia.
2.2 Deskripsi
Toko coklat kita adalah usaha rumahan yang bergerak di bidang penjualan coklat, yang dalam melakukan bisnisnya masih menggunakan sistem manual. Untuk mengatasi masalah ini, sistem desain informasi yang diperlukan adalah yang dapat mengelola data untuk menghasilkan informasi dalam bentuk laporan yang terorganisasi dengan baik. Merancang desain sistem baru dengan menggunakan data flow diagram untuk menggambarkan aliran data ada atau Entity Relationship Diagram untuk membuat struktur desain table dan hubungan antara table. Menggunakan data base yang dibuat dengan perangkat lunak menggunakan microsoft access 2007.
Masalah yang dihadapi berkaitan dengan manajemen data : untuk manajemen data persediaan coklat untuk persediaan permen dan kue karena untuk menjaga stabilitas operasional, menghindari risiko keterlambatan barang yang diperlukan dan memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan.
Informasi adalah aspek yang sangat penting dalam pengambilan keputusan bagi manajemen, dalam hal ini manajer food and beverage. Kurangnya akurasi data, karena sering terjadi error dalam pencatatan data pelanggan, data obat, pembelian, penjualan dan pemesanan. Informasi yang dihasilkan juga kurang relevan karena sistem masih manual sehingga pekerja kesulitan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan.
2.2 Produk yang di hasilkan
Toko coklat kita menjual jenis-jenis coklat antara lain:
- coklat large
- coklat medium
- coklat small
- coklat stick
- coklat valentine medium
- coklat valentine small
- cake coklat
- parcel coklat
- coklat lebaran
2.3 Sistem Informasi penjualan coklat
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi penjualan adalaha suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusa mengenali penjualan. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efesien biaya.
A. Tabel produk
B. Tabel kode jenis coklat
C. Tabel kode stock barang
D. Tabel pegawai
E. Tabel kode jenis kelamin
F. Tabel kode jabatan
G. Tabel konsumen tunai
I. Tabel penjualan
J. Tabel pembelian online
K. Tabel pembelian tunai
L. Tabel supplier
M. Tabel bahan baku
N. Tabel pemeblian bahan baku
O. Query coklat
P. Query pembelian online
Q. Query pembelian tunai
R. From coklat
S. From penjualan
T. From pembelian online
U. From pembelian tunai
V. Report coklat
W. Relationship
Flowchart
Flowchart atau diagram alir merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut.
Penjelasan:
Dimulai dari titik awal proses produksi item setiap jenis coklat lalu pemprosesan membeli. Ada 2 proses pembelian yaitu proses pembelian secara online dan tunai. Produk di pajang di toko dan di web kemudian ke tahap pembuatan keputusan apakah stock tersedia? Jika tidak maka kembali ke proses produksi item setiap jenis coklat, jika ya maka proses stock penjualan, ada 2 jenis konsumen yaitu konsumen tunai dan konsumen online. Proses stock penjualan konsumen online melalui konfirmasi kekonsumen online jika stock barang tersedia kemudian konsumen transfer pembayaran+ongkir lalu tahap pengambilan keputusan jika uang di terima maka barang dikirim, jika uang belum diterima maka kembali ke proses konfirmasi kekonsumen. Kemudian jika proses stock penjualan tunai jika stock barang ada kemudian proses pembayaran setelah itu finish.
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
Dfd penjualan coklat level 0
Penjelasan:
Didalam DFD diatas dijelaskan Supplier sebagai entitas eksternal melakukan proses dimana data masuk menuju sistem informasi penjualan coklat sebagai komponen utama dengan memasukan data bahan baku dan data pembelian bahan baku. Lalu dari sistem memberikan bukti pembayaran bahan baku. Konsumen online sebagai entitas eksternal melalui proses dimana data menuju sistem informasi penjualan coklat sebagai kompenen utama dengan memasukan data pemesanan barang, dan data konsumen online.lalu dari sistem memberikan nota pembayaran konsumen online. Konsumen tunai sebagai entitas eksternal melalui proses dimana data menuju sistem informasi penjualan coklat sebagai komponen utama dengan memasukan data pembelian dan dari sistem memberikan nota pembayaran. Owner sebagai entitas eksternal merupakan proses dimana data masuk menuju sisterm informasi penjualan coklat sebagai komponen utama dengan memasukkan data penjualan, data stock barang, data pembelian bahan baku dan data konsumen.
Dfd penjualan coklat level 1
Penjelasan:
Dalam DFD level 1 proses penjualan, data pembelian bahan baku dari supplier dan data biodata konsumen online dimasukkan kedalam sistem pengolahan data gabungan. Kemudian data pemesanan barang, dan data penjualan online dari konsumen online, serta data penjualan tunai dari konsumen tunai di masukkan ke dalam sistem pengolahan data penjualan. Untuk kemudian pengolahan data gabungan yang berisi data konsumen, data suppier, dan data stock barang, pengolahan data penjualan yang berisi data penjualan diberikan ke owner.
Dfd penjualan leve 2
Dalam DFD level 2 penjualan coklat diatas, terminator konsumen tunai mempunyai sumber data konsumen tunai dan terminator konsumen online mempunyai sumber data konsumen online yang alur datanya menuju proses 2.1 pengolahan data konsumen. Terminatr supplier mempunyai sumber data pembelian bahan baku, alur datanya menuju 2.2 pengolahan data barang. Proses 2.1 pengolahan data konsumen dan proses 2.2 pengolahan data barang yang alurnya menuju terminator owner.
Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan (dalam DFD). ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Dengan ERD, model dapat diuji dengan mengabaikan proses yang dilakukan.
ERD penjualan coklat
Penjelasan:
Produk merupakan entitas yang mempunyai atribut harga_satuan , kode_jenis_coklat, kode_stock_coklat , dan tanggal_kadaluarsa. Terdapat penghubung antara beda entitas dan beda atribut. Relasi penjualan dengan atribut tanggal_penjualan , kode_penjualan, kode_jenis_coklat, jumlah_coklat_terjual. Terdapat penghubung antara relasi penjualan dengan entitas supplier dengan atribut id_supplier, alamat, nama, kode_jenis_kelamin serta entitas konsumen online dengan atribut kode_konsumen_online, nama, alamat dan juga entitas konsumen tunai dengan atribut kode_konsumen_tunai dan alamat.
3.1 Kesimpulan
Sistem informasi harus dapat diandalkan sebagai sarana untuk memudahkan setiap pelaksanaan aktivitas yang terjadi di perusahaan. Kegunaan dari sistem informasi yang dapat diandalkan diantaranya adalah :
1. Aktivitas kerja lebih berjalan dengan cepat dan lancar,
2. Meningkatkan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan informasi secepat mungkin,
3. Dapat dijadikan pedoman untuk pengambilan keputusan.
Proses pengolahan data yang masih manual memperlambat proses kerja dan pengolahan secara manual kurang efisien dalam pengelolaan data penjualan. Dengan adanya aplikasi ini akan mempercepat kerja dalam pengelolahan proses penjualan dan memberi kenyamanan untuk setiap data.
Proses pembuatan laporan yang masih manual, membutuhkan waktu yang lama sehingga tidak adanya efisiensi dalam proses pembuatan laporan. Dengan adanya system yang terkomputerisasi pembuatan laporan yang biasa diselesaikan dalam waktu 2-3 hari dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat.
Dengan adanya sistem komputerisasi tersebut, diharapkan dalam proses pengolahan data sistem informasi penjualan tersebut lebih efektif dan efisien dari pada sistem yang lama.
3.2 Saran
Adapun yang saran-saran yang disampaikan:
- Melakukan pertimbangan terhadap sistem komputerisasi yang telah diusulkan agar dapat dipakai untuk pengolahan data sistem informasi penjualan pada toko coklat kita.
- perlu adanya pelatihan personil/operator atau dalam hal ini petugas toko untuk mempelajari dan membaca petunjuk-petunjuk pengoperasian program, agar tidak menimbulkan kesalahan-kesalahan dalam pengoperasian
